Colijn & Partners, Wat betekent de nieuwe Pensioenwet voor uw bedrijf?

Wat houdt de Pensioenwet in?
De Pensioenwet bevat zowel regelgeving voor de pensioenfondsen en verzekeraars ('pensioenuitvoerders') als voor werkgevers met een pensioenregeling. Als u uw personeel een pensioenregeling aanbiedt, krijgt u vooral te maken met nieuwe eisen aan de manier waarop u uw medewerkers informeert over hun pensioen. De nieuwe wet treedt in fasen tot en met 2009 in werking, zodat u voldoende tijd heeft om u voor te bereiden. Wat houdt de pensioenovereenkomst in? Het begrip pensioenovereenkomst komt in de nieuwe wet in plaats van de term pensioentoezegging. Verder houdt die verandering geen inhoudelijke wijzigingen in. De wetgever wil hiermee alleen benadrukken dat als een werknemer aan uw pensioenregeling gaat deelnemen er sprake is van een overeenkomst.

Wat zijn uw verplichtingen met betrekking tot de pensioenovereenkomst?
U moet aangeven wat voor karakter de pensioenovereenkomst heeft. Dit geldt vanaf 1 januari 2008 als u een pensioenregeling bij een pensioenfonds heeft en per 1 januari 2009 als een verzekeraar uw regeling uitvoert. De pensioenovereenkomst kan het karakter hebben van een uitkeringsovereenkomst, kapitaalovereenkomst of premieovereenkomst. Bij de uitkeringsovereenkomst gaat het om defined benefitregelingen. Met een premieovereenkomst regelen u en de werknemer de pensioensopbouw via een beschikbare premieregeling. De kapitaalovereenkomst is een overeenkomst waarbij de werknemer pensioen opbouwt via een kapitaalverzekering. Deze laatste vorm van pensioensparen komt maar weinig voor.

Welke nieuwe verplichtingen voor de werkgever kent de Pensioenwet?
Het gaat om de volgende drie informatieplichten:
1. Vanaf 1 januari 2007 moet u een nieuwe werknemer tijdig informeren of u hem al dan niet een aanbod voor deelname aan een pensioenregeling doet.
2. Nadat een nieuwe medewerker deelneemt aan uw pensioenregeling moet u zorgen dat hij van de pensioenuitvoerder tijdig informatie ontvangt over de inhoud van de regeling. Dit gebeurt in de vorm van een zogeheten startbrief. Deze plicht gaat in per 1 januari 2008 als u uw regeling bij een pensioenfonds heeft ondergebracht en per 1 januari 2009 als u een regeling heeft bij een verzekeraar.
3. Bij een wijziging van de pensioenregeling bent u er verantwoordelijk voor dat de pensioenuitvoerder de werknemer hier op tijd over inlicht. U krijgt met deze plicht te maken per 1 januari 2008 als u een regeling heeft bij een pensioenfonds en per 1 januari 2009 als een verzekeraar uw pensioenregeling uitvoert.

Wanneer moet u uw werknemer laten weten of u hem wel of geen aanbod doet voor deelname aan uw pensioenregeling?
U moet de nieuwe medewerker hier binnen een maand na ingang van het arbeidscontract schriftelijk over informeren. Als u een aanbod doet dan moet u ook vermelden wanneer de deelname aan de regeling ingaat. U kunt de maand ook stilzwijgend laten passeren. Dan heeft de nieuwe medewerker recht op dezelfde pensioenovereenkomst die u ook met uw overige werknemers bent aangegaan. Voorwaarde is wel dat de medewerker tot deze groep werknemers behoort. De termijn van een maand is belangrijk als u de nieuwe werknemer een specifiek pensioenaanbod wilt doen of als u hem of haar niet wilt laten deelnemen aan uw pensioenregeling. Is dit niet het geval dan hoeft u niets te doen.

Hoe ziet uw informatieplicht eruit met betrekking tot het informeren van een werknemer die gaat deelnemen aan de pensioenregeling? Nadat de werknemer akkoord is gegaan met de pensioenovereenkomst is het uw verantwoordelijkheid dat de pensioenuitvoerder hem of haar een startbrief stuurt. De pensioenuitvoerder moet de nieuwe deelnemer met deze brief zo helder en volledig mogelijk informeren over de inhoud van de pensioenregeling. De medewerker moet de startbrief ontvangen uiterlijk drie maanden nadat de pensioenovereenkomst is ingegaan.

Waar moet de startbrief aan voldoen?
Volgens de Pensioenwet moet het taalgebruik in de startbrief duidelijk en begrijpelijk zijn. De wet legt niet expliciet uit wat daar mee bedoeld wordt. De pensioenuitvoerders en de toezichthouder Autoriteit Financiële Markten (AFM) zullen dit in de praktijk moeten bepalen. Het betekent in ieder geval dat het alleen toezenden van een formeel pensioenreglement niet voldoende is. Daarnaast moet de pensioenuitvoerder de startbrief op papier aan de nieuwe deelnemer toesturen. Bij de startbrief gaat het om een gedeelde verantwoordelijkheid van u en de pensioenuitvoerder. U kunt het beste afspraken over de inhoud van de brief vastleggen in de uitvoeringsovereenkomst die u met de pensioenuitvoerder aangaat. Daarnaast kan het geen kwaad als u de startbrief door een jurist laat beoordelen.

Welke informatie moet in de startbrief staan?
1. Uitleg over de basispensioenregeling: onder andere de ingangsdatum van de regeling, de pensioenvorm
2. Informatie over het soort pensioenovereenkomst
3. De keuzemogelijkheden van de deelnemer: bijvoorbeeld het omzetten van nabestaandenpensioen in ouderdompensioen of andersom
4. Melding of en onder welke voorwaarden er indexatie plaatsvindt
5. De risico's die de deelnemer loopt
6. De mogelijkheid tot een vrijwillige pensioenregeling (pensioensopbouw zonder bijdrage van de werkgever) en de vorm waarin dat kan
7. Het recht van de deelnemer om van de pensioenuitvoerder het pensioenreglement te ontvangen
8. Een omschrijving van het wettelijk recht van de deelnemer op waardeoverdracht.

Hoe ziet uw informatieplicht bij een wijziging van de pensioenovereenkomst eruit?
Bij een wijziging moet u zorgen dat de pensioenuitvoerder de werknemer binnen drie maanden inlicht over de gevolgen van de veranderingen voor zijn of haar pensioen. Het pensioenfonds of de verzekeraar moet de werknemer er daarbij attent op maken dat deze het recht heeft om het aangepaste pensioenreglement van hen te ontvangen. Net als bij de startbrief gaat het bij het tijdig en juist melden van een wijziging om een gedeelde verantwoordelijkheid van u en de pensioenuitvoerder. Ook hier is het goed om een jurist de inhoud van een door de pensioenuitvoerder opgestelde wijzigingsbrief te laten bekijken.

Waar eindigen uw verantwoordelijkheden?
Uw verantwoordelijkheid houdt grotendeels op als de werknemer de startbrief heeft ontvangen. Alleen bij een wijziging van de pensioenovereenkomst moet u nog zorgen dat de werknemer tijdig informatie over de wijziging ontvangt. De pensioenuitvoerder is verder verantwoordelijk voor communicatie over het pensioen met de werknemer. Onder meer door de deelnemers jaarlijks te informeren over hun pensioensopbouw en de indexatie. U hoeft er alleen voor te zorgen dat de pensioenuitvoerder op tijd de premies ontvangt en dat deze de noodzakelijke informatie van u krijgt om de pensioenregeling goed uit te voeren. Afspraken over beide zaken moet u vastleggen in de uitvoeringsovereenkomst.

Wat is de uitvoeringsovereenkomst en waarom is deze belangrijk?
Ook de uitvoeringsovereenkomst is een vernieuwing van de Pensioenwet. Deze overeenkomst vervangt de verzekeringsovereenkomst of financieringsovereenkomst. Het is een document met afspraken tussen u en de pensioenuitvoerder over het onderbrengen van de pensioenovereenkomst bij de pensioenuitvoerder. U krijgt per 1 januari 2008 met de uitvoeringsovereenkomst te maken als u een regeling heeft bij een pensioenfonds en per 1 januari 2009 als een verzekeraar uw pensioenregeling uitvoert. U doet er verstandig aan een jurist in te schakelen voordat u deze overeenkomst afsluit.

Welke onderdelen moet de uitvoeringsovereenkomst bevatten?
De volgende onderdelen zijn verplicht:
1 de premiebepaling
2 afspraken over het innen van de premies
3 welke informatie u aan de pensioenuitvoerder verstrekt
4 procedures als u premiebetalingsverplichtingen niet nakomt
5 de voorwaarden voor indexatie
6 procedures met betrekking tot een wijziging van pensioenovereenkomsten en de gevolgen voor het pensioenreglement
7 de gang van zaken bij vermogenstekorten en -overschotten of winstdeling.

Verder kunt u besluiten om nog een aantal onderdelen toe te voegen aan het verplichte deel van de uitvoeringsovereenkomst. U kunt bijvoorbeeld een voorbehoud maken dat u de pensioenpremie die u bijdraagt mag verminderen of beëindigen als uw bedrijfsomstandigheden ingrijpend wijzigen. De werknemer moet dit voorbehoud dan wel kunnen terugvinden in de startbrief en in het pensioenreglement.

Wat zijn de veranderingen als u een achterstand heeft bij de betaling van de premies? De Pensioenwet verplicht de pensioenuitvoerder de deelnemers van een betalingsachterstand op de hoogte te brengen als die achterstand gevolgen heeft voor de pensioenaanspraken en -uitkeringen. In het verleden was dit een taak van de werkgever. Deze verandering gaat per 1 januari 2007 in als een pensioenfonds uw regeling uitvoert en per 1 januari 2008 als u een pensioenregeling heeft bij een verzekeraar.

Wat zijn de gevolgen van de leeftijdsgrens van de Pensioenwet voor deelname aan de pensioenregeling? Alle werknemers van 21 jaar en ouder moeten met ingang van 1 januari 2008 voortaan aan uw eventuele pensioenregeling deel kunnen nemen. In het verleden was er geen wettelijke leeftijdsgrens, maar kenden de pensioenregelingen vaak een toetredingsleeftijd van 25 jaar. De nieuwe leeftijdsgrens gaat gelden voor degenen die op 1 januari 2008 minimaal 21 jaar oud zijn. Het gevolg is dat u waarschijnlijk meer deelnemers aan uw pensioenregeling krijgt. Dit betekent dat u meer premie gaat betalen. De toetredingsleeftijd van 21 betekent overigens niet dat uw bedrijf geen medewerkers onder die leeftijd mag toelaten.

Welke wachttijd mag ik op basis van de Pensioenwet hanteren?
De wachttijd, de periode waarin de werknemer nog geen pensioen opbouwt, mag niet langer zijn dan twee maanden. De pensioenregeling mag helemaal geen wachttijd bevatten voor nabestaanden- en arbeidsongeschiktheidspensioen. Momenteel bedraagt de wachttijd vaak nog meer dan twee maanden. De nieuwe bepalingen voor de wachttijd gaan in op 1 januari 2008. U moet hier rekening mee houden in de pensioenovereenkomsten die u vanaf die datum met werknemers sluit.

Wat zijn de gevolgen van de nieuwe wet voor mijn administratie?
U krijgt zowel een grotere als een andere pensioenadministratie. Groter vanwege uw nieuwe informatieverplichtingen, waarvoor u een aparte administratie nodig heeft. Anders door de uitvoeringsovereenkomst die in plaats komt van de verzekeringsovereenkomst of financieringsovereenkomst. Heeft u (veel) medewerkers die tussen de 21 en 25 jaar oud zijn dan krijgt u vanaf 2008 ook met een groter deelnemersbestand te maken waarvoor u een administratie moet bijhouden. Verder heeft u voor de pensioenovereenkomst die u met iedere deelnemer sluit ook een administratie nodig. Een verlichting van uw administratieve lasten kan optreden doordat in plaats van de werkgever de pensioenuitvoerder de deelnemers van een betalingsachterstand op de hoogte moet brengen Dit gebeurt niet allemaal tegelijk, de Pensioenwet wordt in fasen ingevoerd, maar het is wel zaak dat u zich hier tijdig op voorbereidt.